Vyplatí se firmě půjčit auto? Při nepravidelných cestách ano

Firmě se půjčené auto vyplatí, když cesty nejsou pravidelné a vlastní vůz by většinu měsíce stál. Naopak pro denní provoz bývá lepší dlouhodobý nájem nebo koupě. Než se rozhodnete, projděte si od základů, jak půjčování pro firmy funguje, co řeší smlouva a na co si dát pozor při účtování.

Kdy má smysl půjčit si místo vlastního auta

Půjčení se vyplatí u jednorázových akcí, například při veletrhu, při doplnění vozového parku v sezóně nebo při návštěvě klientů v jiném městě. Platíte jen za dobu, kdy auto potřebujete, a nemáte starosti se servisem ani pojištěním.

Pokud auto využíváte častěji než pár dní v měsíci, srovnejte celkové náklady. Do výpočtu patří kromě nájmu také palivo, parkování a čas, který zabere převzetí a vrácení.

Krátkodobý, nebo dlouhodobý nájem

Krátkodobé půjčení znamená platbu za den a vozidlo obvykle s limitem kilometrů. Je pružné, ale za den vychází dráž. Dlouhodobý nájem, tedy měsíce až roky, má nižší denní sazbu a často zahrnuje servis, pneumatiky a pojištění.

Rozhoduje, jak spolehlivě umíte předpovědět potřebu. Pokud potřebujete auto pět dnů v týdnu po celý rok, vyplatí se dlouhodobý model. Když se potřeba mění, zůstaňte u krátkodobého.

Co musí řešit smlouva

Při půjčení auta pro firmu si projděte tyto body:

• Spoluúčast při škodě a rozsah pojištění, včetně skel a pneumatik.
• Limit ujetých kilometrů a poplatek za překročení.
• Kauce a způsob jejího vrácení.
• Kdo smí řídit, zda jen jmenovaní zaměstnanci, nebo i další osoby.
• Pravidla pro cestu do zahraničí.

Pokud smlouvě nerozumíte, požádejte o vysvětlení před podpisem, ne po nehodě.

Fakturace a účetnictví

Firma obvykle dostane fakturu na svou společnost s identifikačními údaji, což usnadní účtování nákladů. Půjčovné je zpravidla výdaj spojený s podnikáním, ale daňové uznání paliva a dalších nákladů se řídí platnými předpisy a vaším režimem, například plátcovstvím DPH.

Pravidla se mění, takže konkrétní nastavení konzultujte s účetní nebo daňovým poradcem. Uschovejte smlouvu, předávací protokol a doklady o platbě, protože se při kontrole hodí všechny.

Kdo smí řídit a co s pokutami

Řidič musí splňovat podmínky půjčovatele, tedy věk, délku praxe a platný řidičský průkaz. Do smlouvy se zapisují jména všech, kdo budou vůz řídit. Neuvedená osoba za volantem může znamenat odmítnutí pojistného plnění.

Pokuty a poplatky za porušení předpisů se zpravidla přeúčtují firmě, která vůz půjčila, i s administrativním poplatkem. Proto dopředu stanovte, jak se bude pokuta řešit s konkrétním zaměstnancem.

Interní pravidla, aby půjčování nezpomalovalo práci

Stačí jednoduchý postup: kdo auto objednává, kdo schvaluje, kam se ukládají doklady a kdo vůz vrací. Bez toho se objednávky množí, protože každý zaměstnanec řeší rezervaci jinak.

Pomáhá i sdílená složka, kde jsou kopie smluv, fotky ze stavu vozu při převzetí a doklady o tankování. Jakmile je to pohromadě, odpadne dohledávání po cestě.

Můj tip: Doporučila bych před první zakázkou sepsat jednostránkový postup pro půjčení auta, na který se můžete odkázat. Stačí uvést, kdo vozy objednává a kam odevzdává doklady. Při pozdější kontrole nebo škodě nemusíte nic dohledávat.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Česká obchodní inspekce
• Komora auditorů a daňových poradců